Разработка и внедрение регламентов выполнения бизнес-процессов производителя мебели

Сфера деятельности компании:
— производство мебели для ресторанов, баров и кафе
— розничная продажа собственной и покупной мебели
— продажа собственной и покупной мебели через дилеров и посредников

Исходная ситуация:
С момента создания компании ее собственник очень внимательно контролировал все участки работ. Это обеспечило высокий уровень обслуживания клиентов, постоянный рост продаж и объемов производства. У компании появилось несколько розничных салонов, развилась дилерская сеть, значительно выросло производство. В этой ситуации постоянный и всеобщий личный контроль собственника стал не просто неэффективным, но даже невозможным. Росло количество противоречий в совместной работе подразделений, а значит, ухудшалось качество обслуживания клиентов.

Было решено изменить подход к управлению выросшей компанией, на основе делегирования части полномочий среднему звену управления, созданию продуманных регламентов работы и постановки системы контроля их исполнения. При этом владелец компании рассчитывал высвободить свое время для разработки новых проектов и запуска новых бизнесов.

Цель привлечения консультантов:
Основная цель: обеспечить эффективное выполнение процессов обслуживания клиентов при отсутствии постоянного личного контроля со стороны владельца компании. В качестве инструмента была выбрана регламентация ключевых бизнес-процессов. Консультанты должны были реализовать проект от диагностики до внедрения регламентов в работу.

Формат работ:
— Интервью с руководителями компании и подразделений
— Деловая игра «Проект совершенствования производственного процесса»
— Групповая работа по анализу ключевых бизнес-процессов
— Разработка консультантами формата описания и регламентации процессов: карты процессов и текстовое описание
— Обучение управленцев методам регламентации
— Содействие созданию отдела документарного обеспечения управления, поддержка начального этапа его функционирования
Постановка задач по регламентации отдельных бизнес процессов силами Заказчика, методическая поддержка и контроль качества результатов

Содержание работ:
Консультанты провели диагностику системы управления компании, определили ключевые бизнес-процессы, выявили «узкие места» и возможности совершенствования. На основе диагностики разработали предложения по оптимизации процессов, регламентировали согласованный порядок их выполнения (совместно с сотрудниками заказчика). Созданные регламенты были внедрены в работу посредством: обучения руководителей и сотрудников, пилотных запусков в работу, внесения корректировок в регламенты и порядок выполнения работ, создания подразделения по документарному обеспечению управления.

Результат:
Разработан и внедрен в работу пакет регламентов выполнения ключевых бизнес-процессов: продажи, производство, снабжение, транспортная и складская логистика и др.
Сотрудники обучены методам разработки и совершенствования регламентов
Создано подразделение по документарному обеспечению управления. Оно контролирует выполнение, актуальность и качество регламентов, обеспечивает методическую поддержку системы регламентации